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Das entscheidende Argument bei der Softwareanschaffung: der ROI

Von Robert Green

Überall dort, wo konstruiert wird, fragen sich Softwareanwender und Entscheidungsträger dasselbe: Welche Softwaretools sind für ihr Unternehmen am besten geeignet? Fragen wie „Ist AutoCAD besser als LT?“ oder „Ist Revit wirklich besser als AutoCAD Architectural?“ werfen zwei mögliche Szenarien auf, die anhand von Überlegungen wie „Was kosten diese Tools und sind sie ihr Geld wirklich wert?“ analysiert werden sollten. Egal, ob Anwender, CAD-Manager oder Projektmanager – Fragen wie diese können tatsächlich großes Kopfzerbrechen bereiten.

Genauer betrachtet sind alle Zweifel dieser Art aber nichts anderes als unterschiedliche Facetten ein und derselben zentralen Frage: Welches Softwaretool ist das richtige für Ihre Anwender und Ihr Unternehmen?

Wenn Sie das Thema von diesem einen Standpunkt aus betrachten, wird die Antwort klar: Am besten geeignet sind jene Tools, mit denen die Anwender am effizientesten arbeiten und die den höchsten ROI für Ihr Unternehmen erwirtschaften.

Was ist der ROI?

Der ROI ( (Return on Investment, Investitionsrendite) bietet eine einfache Methode, um komplexe Kaufentscheidungen wie etwa für CAD-Software anhand eines datengesteuerten mathematischen Ansatzes zu treffen. Indem der ROI herangezogen wird, kann auf der Grundlage handfester Zahlen darüber entschieden werden, welche Software lizenziert werden soll – und nicht aus dem Bauch heraus.

Die grundlegende ROI-Rechnung ist sehr einfach:

Wenn Sie diese Rechnung unter dem Aspekt der Softwareanschaffung betrachten, wird eines schnell deutlich: Um die die Anschaffungs- bzw. Lizenzkosten zu rechtfertigen, müssen sich bei jeder Software Einsparungen aus ihrer Nutzung ergeben. Und da das entscheidende Verhältnis in dieser Gleichung Einsparungen geteilt durch Kosten lautet, besteht die Methode zum Erzielen des höchsten ROI in der Maximierung von Einsparungen bei gleichzeitiger Minimierung der Kosten.

Betrachten wir dies anhand eines einfachen Beispiels:

Angenommen, Ihr Unternehmen könnte für 500 USD im Jahr eine Software lizenzieren, die ihm 2000 USD an Arbeitskosten einspart. Das entspräche einem ROI von sage und schreibe 400 %, wie Sie der folgenden Gleichung entnehmen können.

Warum sollte Sie das interessieren?

Welche Rolle Sie auch immer im Unternehmen bekleiden, Sie würden Ihre Position doch sicherlich stärken, wenn es Ihnen gelänge, Ihrem Unternehmen durch eine intelligente CAD-Lösung Zeit und Kosten zu sparen. Ihr Zugang zu CAD und ROI hängt üblicherweise von Ihrer Rolle im Unternehmen ab, wobei die meisten Unternehmen meistens folgendermaßen gegliedert sind:

CAD-Anwender und CAD-Manager: Beide Gruppen sind generell bestrebt, nach Einsparungsmöglichkeiten zu suchen, die mit neuer CAD-Softwaretechnologie möglich werden.

CAD-Manager und Projektmanager: Beide Gruppen streben in der Regel danach, die Kosten, die durch die Anschaffung neuer CAD-Software entstehen, möglichst gering zu halten.

Geschäftsleitung: Die Geschäftsleitung prüft die erwarteten Einsparungen und Kosten und stellt sicher, dass sie realistisch sind und tatsächlich einen hohen ROI erzielen werden.

Je nachdem, in welchem dieser Bereiche Sie tätig sind, werden Sie folgende Maßnahmen setzen, um mit Software einen möglichst hohen ROI zu erzielen:

CAD-Benutzer und CAD-Manager: Sie suchen nach neuen Einsatzmöglichkeiten für CAD-Software, sodass Sie Ihre Arbeit schneller erledigen können.

CAD-Manager und Projektmanager: Sie stellen sicher, dass die neue CAD-Software funktioniert und im Rahmen des Budgets implementiert werden kann.

Geschäftsleitung: Sie stellen alle vorgelegten Zahlen in Frage und rechnen alles noch einmal durch.

Einsparungen: Zeit = Geld

In den meisten Unternehmen, in denen mit CAD konstruiert wird, wird die Dauer einer CAD-Aufgabe in den Stunden gemessen, die vom Anfang bis zum endgültigen Abschluss der Aufgabe benötigt werden. Die Anzahl der Stunden wird dann mit dem Stundenentgelt des CAD-Anwenders multipliziert, um die Gesamtkosten für das Projekt zu berechnen:

Projektkosten = Zeit (h) x Entgelt (USD/h)

Durch einen kurzen Blick auf diese Gleichung können wir zwei Schlüsse ziehen:

  • Zeit ist tatsächlich gleich Geld, da die Zeit proportional zu den Projektkosten ist.
  • Je höher das Entgelt, desto höher sind die Projektkosten.
  • Bei gleichbleibendem Entgelt besteht die einzige Möglichkeit zur Reduzierung der Projektkosten in der Reduzierung der Zeit.

Da die meisten CAD-Benutzer, von Bauzeichnern bis zu Ingenieuren, höhere Lohntarife haben, bedeutet eine Einsparung bei der Zeit reelle Kosteneinsparungen für ein Unternehmen. Wenn daher eine leistungsstärkere Software zur Einsparung von Zeit eingesetzt werden kann, können ihre Kosten durch niedrigere Projektkosten wettgemacht werden.

Die Frage lautet dann logischerweise: „Wo liegen die größten Einsparungsmöglichkeiten in Ihrer CAD-Umgebung?“

Einsparungen suchen und quantifizieren

Um das Kosteneinsparungspotenzial in der CAD-Umgebung Ihres Unternehmens zu identifizieren, sollten sich alle Anwender und CAD-Manager folgende Fragen stellen:

Gibt es bei mir redundante Prozesse? Falls Sie Aufgaben ausmachen, die Sie sehr häufig wiederholen, liegt das größte Potenzial in der Automatisierung bzw. in intelligenteren CAD-Lösungen, die eine Automatisierung ermöglichen.

Welche Ursachen führen bei mir zu Fehlern? Fehler entstehen oft aufgrund von falschen Eingaben oder falschen Berechnungen, die durch intelligente Konstruktionssoftware vermieden werden könnten. Wenn Sie bei typischen Tiefbau-, Maschinenbau- oder Architekturberechnungen auf intelligentere CAD-Software setzen können, sparen Sie höchstwahrscheinlich viel Zeit, die Sie sonst zur Behebung von Fehlern aufwenden müssten..

Welche Probleme haben andere Anwender? Wenn es Ihnen gelingt, eine CAD-Software zu finden, die nicht nur Ihre Probleme löst, sondern auch noch jene Ihrer Kollegen, dann haben Sie ein noch größeres Potenzial für Einsparungen ausfindig gemacht.

Was könnte ich besser machen? Anstatt sich nur darauf zu konzentrieren, wie Sie schneller arbeiten können, sollten Sie auch überlegen, wie Sie das Produkt Ihrer Arbeit verbessern könnten – und wie intelligentere CAD-Software Ihnen dabei helfen kann. Mögliche Beispiele wären die schnellere Erstellung von Illustrationen oder Visualisierungen für das Marketing, die Ermittlung von Kollisionen in Architekturentwürfen oder auch die umfangreichere Unterstützung der Bautätigkeiten durch bessere Raumplanung in Hoch- und Tiefbauentwürfen.

Während Sie Ihre täglichen CAD-Aufgaben durchführen, halten Sie einen Notizblock bereit und tragen Sie dort alle Ideen zum Zeitsparen, zur Problembehebung und zur qualitativ besseren Durchführung von Aufgaben ein. Sie werden überrascht sein, wie viele großartige Ideen Ihnen in den Sinn kommen. Und halten Sie sich stets vor Augen, dass es oft die kleinen, immer wieder wiederholten Aufgaben sind, durch die am meisten Zeit verloren geht.

Ein hypothetischer Fall

An dieser Stelle sollten wir ein hypothetisches, aber durchaus der Realität entsprechendes Szenario durchspielen. In diesem Beispielfall wird der gesamte Vorgang zur Ermittlung von Einsparungen und Berechnung des ROI noch deutlicher hervorgehoben.

Beispielunternehmen: Die Firma XYZ Steel Detailing bietet einer Vielzahl von Kunden kundenspezifische Konstruktionsdienste an. Dazu greift sie auf technische Zeichner zurück, die jede Woche zahlreiche Bogen von Fertigungszeichnungen produzieren: üblicherweise an die 150 Aufträge im Jahr pro Zeichner bei einem Durchschnittsentgelt von 25 USD pro Stunde.

Das Unternehmen arbeite derzeit mit AutoCAD LT, da die Kosten für die Lizenzierung (360 USD jährlich) niedriger sind als die Kosten für eine Volllizenz für AutoCAD (1045 USD jährlich)..

Idee für Einsparungen: Einer der Zeichner ist überzeugt, dass mit der Vollversion von AutoCAD höhere Produktivität erzielt werden kann als mit LT, da die Zeichner öffentlich zugängliche AutoLISP-Programme (die in LT nicht unterstützt werden) nutzen könnten, um monotone Aufgaben zu automatisieren und so bei jedem Auftrag Zeit zu sparen.

Zur Auswertung des Vorschlags wurden folgende Maßnahmen ergriffen:

Benchmarking: Der Zeichner lädt die 30-tägige Testversion von AutoCAD herunter und probiert den Einsatz von AutoLISP-Programmen bei ein paar unterschiedlichen Projekten aus. Es ergeben sich folgende Resultate:

  • Ein durchschnittliches Projekt dauert mit LT 12 Stunden.

  • Mit AutoCAD und den AutoLISP-Programmen kann der Zeichner dasselbe Projekt in 10 Stunden fertigstellen. Er spart somit 2 Stunden pro Projekt.

Berechnung der Einsparungen: Da der Zeichner 25 USD pro Stunde bekommt, können pro Projekt 50 USD (2 h x 25 USD/h) eingespart werden. Das Ergebnis wird noch deutlicher, wenn man bedenkt, dass dieser eine Konstrukteur in einem Jahr 7500 USD (50 USD/Projekt x 150 Projekte) an Kosten einsparen kann.

Vorläufige Schlussfolgerung: Ohne genauere Berechnungen scheint es in der Tat so, als würden die jährlich eingesparten 7500 USD die AutoCAD-Lizenzkosten von jährlich 1045 USD im Vergleich zu den 360 USD für LT bei Weitem rechtfertigen. Rechnen wir aber trotzdem nach, nur um auf Nummer sicher zu gehen.

ROI-Rechnung:

Sehen Sie die Vorteile der ROI-Rechnung?

Stellen Sie sich vor, wie viel überzeugender es ist, eine Softwarelizenz auf Grundlage der eben angestellten ROI-Rechnung anzufordern als nur mit der Bitte: „Ich möchte eine neue Software“. Dann werden Sie sehr schnell erkennen, welche Vorteile der ROI für die Entscheidungsfindung bietet.

ROI als Teil der Unternehmensmentalität

Wenn Ihr Unternehmen einen Bereich ermitteln kann, wo es einen hohen ROI zu erzielen gibt – wie dies bei XYZ Steel Detailing der Fall ist –, wird es in die Software investieren, da es darin eine deutliche Rendite sieht. Das Problem besteht normalerweise darin, die Funktion einer Software zu identifizieren, bei der die höchsten Einsparungsmöglichkeiten vorliegen, und dies dann in die Tat umzusetzen und vollständig zu implementieren.

Unternehmen, die das ROI-Modell erfolgreich einsetzen, weisen in der Regel einige Gemeinsamkeiten auf und verfolgen gemeinsame Strategien:

Anwender geben Empfehlungen zu Einsparungen ab. Wer wäre besser geeignet, um Leistungsschwächen in der CAD-Software aufzudecken, die zu Einsparungen führen könnten, als die Leute, die die Software tagtäglich verwenden?

CAD- und Projektmanager setzen Prioritäten. Anwenderempfehlungen werden von den CAD- und Projektmanagern ausgewertet, sodass die Empfehlungen mit dem höchsten Einsparungspotenzial zuerst umgesetzt werden können.

Die Geschäftsleitung kontrolliert die Einsparungen. Die Zahlen hinsichtlich ROI und Einsparungen infolge der ausgewerteten und umgesetzten Anwenderempfehlungen werden der Geschäftsleitung regelmäßig vorgelegt.

Das Unternehmen bietet Anreize. Wenn jemand eine gute Idee hat, wie ein hoher ROI erzielt werden kann, und diese auch umgesetzt wird, zahlt das Unternehmen eine Prämie oder einen kleinen Bonus als Anerkennung für die Leistung.

So wird sich der ROI schnell in der Unternehmensmentalität festsetzen, und jeder – vom CAD-Zeichner bis hinauf zur Geschäftsführung – wird erkennen, wie viel Geld durch die intelligentere Nutzung von CAD eingespart werden kann. Längerfristig wird sich eine Kultur der ständigen Verbesserung (gemessen an ROI und Einsparungen) etablieren und alle Mitarbeiter im Betrieb werden nach Möglichkeiten zur Optimierung der CAD-Nutzung suchen, um weitere Einsparungen zu erzielen.

Einige zusätzliche Details für Kosten und ROI

Der Beispielfall des technischen Zeichners hat außer Acht gelassen, dass alle Zeichner den Umgang mit den AutoLISP-Programmen in AutoCAD erlernen müssen, um Einsparungen bei der Projektdauer zu erzielen. Es lohnt sich deshalb, die Gesamtkosten der Implementierung einer neuen Software im Auge zu behalten. Dazu gehört Folgendes:

Differenz bei den Softwarekosten: Wie viel koste die neue Software pro Jahr?

Implementierungszeit: Wie viel Zeit benötigt das CAD-Management und/oder das IT-Personal für die Implementierung der neuen Software?

Schulungszeit: Wie lange müssen Anwender in der Nutzung der neuen Software geschult werden?

Während die Differenz bei den Softwarekosten eine jährliche Ausgabe (mit jährlicher Wiederkehr) ist, werden die Implementierungs- und die Schulungszeit normalerweise nur im ersten Jahr der Softwarenutzung berücksichtigt. Das bedeutet, dass bei jeder Anschaffung neuer Software das erste Jahr immer teurer ist als die Folgejahre. Daher ist eine ROI-Analyse über einen Mehrjahreszeitraum erforderlich.

Es wird noch besser

Wir können nun unsere Definition des ROI für Software wie folgt erweitern:

wobei Kosten 1. Jahr = Softwarekosten + Schulung + Implementierung

wobei Kosten n-tes Jahr = Softwarekosten

Wenn die ROI-Zahlen mehrerer Jahre in Betracht gezogen werden, kommt man schnell zu folgenden Schlussfolgerungen:

  • Im ersten Jahr einer Softwareinvestition ist der ROI niedriger als in den Folgejahren, da die Kosten im ersten Jahr höher sind.
  • Wenn der ROI im ersten Jahr bereits gut ist, wird er in den Folgejahren noch besser, da die Kosten fallen.
  • Je mehr Jahre die Software genutzt wird, desto höher wird der ROI.

Zusammenfassung

Die Entscheidung, welche Software für Ihre Anwender am besten geeignet ist, ist kein Ratespiel und sollte nicht darin bestehen, auf gut Glück das neueste Produkt zu kaufen und zu hoffen, dass es funktioniert. Stattdessen liefert Ihnen die seit Langem bewährte Betrachtung des ROI eine solide Grundlage für die Berechnung von Kosten- und Zeiteinsparungen und eine Basis für überlegte Entscheidungen, von denen Ihr Unternehmen nur profitieren kann.

Natürlich verlangt eine gut durchdachte ROI-Rechnung etwas zusätzlichen Aufwand. Aber ist Ihnen die Sicherheit, das Richtige für Ihr Unternehmen zu tun, die Mühe nicht wert?

Was können wir für Sie tun?

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