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CAD MANAGER CENTER

Best Practices für Softwaremanagement

CAD-Manager sind mit der Aufgabe betraut, Produktivität und Effizienz ihrer Benutzer zu fördern.

Die Software-Verwaltung wirft einige Fragen auf. Wann soll ein Software-Upgrade ausgeführt oder neue Software erworben werden? Wie soll Software begewertet werden? Wie sollen Dateien verwaltet werden? Wie sollen die Änderungen bereitgestellt werden? Wie soll mit der Lizenzierungsänderung umgegangen werden?

Kürzlich moderierte Robert Green, anerkannter Spezialist für CAD-Verwaltung, in der Autodesk-Zentrale in San Francisco den CAD Manager Summit, eine Diskussionsrunde mit Experten, auf der Herausforderungen und Chancen sowie die Perspektive aufgrund der sich ändernden Gegebenheiten besprochen wurden. Zu den Teilnehmern gehörten Frank Mayfield, CAD-Administrator bei Leidos Engineering, R.K. McSwain, CAD-Manager bei LJA Engineering, Jürgen Galba, Mitbegründer von InventorWizard, Michael Viscetto, CAD-Manager bei Bastien and Associates, und Shaun Bryant, Direktor bei CADFMconsultants.

 

Diese erfahrenen CAD-Manager haben ihre Erkenntnisse darüber ausgetauscht, wie die Herausforderungen des Software-Managements gemeistert werden können.

Timing ist alles.

Timing ist alles.

Timing ist ein wichtiges Element beim Erwerb oder bei der Aktualisierung von Software. Woher weiß man bei den ständig herauskommenden Upgrades, wann der richtige Zeitpunkt gekommen ist?

„Man muss nicht immer sofort die allerneueste Software installieren„, so McSwain. „Sie müssen nicht immer gleich am Tag der Veröffentlichung ein Upgrade durchführen. Oftmals müssen Sie mit Tools von Fremdanbietern arbeiten und solche Überlegungen in Betracht ziehen. Im Gegensatz dazu sollten Sie aber auch nicht fünf oder sechs Versionen hinter der aktuellen hinterherhinken.„

Mayfield gab an zu warten, bis das DWG-Format wechselt. Stattdessen fügte Bryant hinzu, dass er mit dem Upgrade gewöhnlich warte, bis das erste Service Pack veröffentlicht wird.

„Ich arbeite häufig mit Revit, und Revit ist nicht abwärtskompatibel„, erklärte Bryant. „Falls man ein Upgrade von Revit 2014 auf Revit 2016 durchführt, kann man keine 2014-Projekte einlesen. Was dies betrifft, ist die Entscheidung viel, viel bedeutender.„

Bei der Bewertung der Software besteht eine der Hauptüberlegungen darin, ob das Tool den Benutzer effizienter macht.

„Wenn irgendeine Funktion enthalten ist, die unseren Arbeitsprozess verbessert und uns voranbringt, richte ich mein Augenmerk darauf und probiere sie an einem Testprojekt aus,„ so Mayfield. „Ich stelle sicher, dass nichts ruiniert wird und alles kompatibel bleibt. Natürlich muss ich darauf achten, dass ich mit Software von Fremdanbietern arbeite; also muss ich auch sicherstellen, dass dort alles funktioniert. Es muss überprüft werden, ob alles angezeigt und korrekt gerendert wird. Ich führe den Vorgang über Navisworks, unser Visualisierungstool, durch. Es müssen also eine Menge Puzzleteile zusammengefügt werden, bevor etwas bereitgestellt werden kann.„

Was McSwain hilft, ist die Teilnahme am Beta-Programm. Er bekommt die Software frühzeitig zu Gesicht, testet sie und spürt so Schwachstellen auf, die von einer Installation abraten. Durch das Upgrade eines Programms kann manchmal ein Dominoeffekt entstehen, bei dem weitere Upgrades vorgenommen werden müssen.

„Als wir noch einen LAN-Desktop benutzten, war ein Umstieg auf Civil 3D eine große Sache,„ erklärte McSwain weiter. „Das hat alles verändert. Wir mussten Windows 7 64-Bit und viel größere, bessere Computer anschaffen. Wir konnten dieses Upgrade von LAN-Desktop zu Civil 3D nicht einfach durchführen, ohne eine Menge anderer Änderungen vorzunehmen. Dies muss man dabei also auch bedenken. Andere Produkte könnten eventuell auch betroffen sein.„

Green verwendet einen etwas anderen Ansatz bei der Bewertung von Software.

„Ich habe ein paar Leute zur Verfügung, die ich Testpiloten nenne,„ sagte Green. „Die setze ich zuerst darauf an. Ich beauftrage einige wirklich erfahrene Benutzer, die Schwachstellen der Software zu finden. Ich nenne sie Testpiloten, da sie sich irgendwann wahrscheinlich hinauskatapultieren müssen. Wenn man zu viele Leute einsetzt, erhält man auseinandergehende Meinungen und verbringt viel Zeit und Energie damit, diese auseinandergehenden Meinungen zusammenzubringen.„

Wenn die Entscheidung zum Upgrade einmal getroffen ist, kommt als Nächstes die Bereitstellung. Um Zeit bei der Zusammenarbeit mit der IT-Abteilung zur Installation der Software zu sparen, hat Bryant ein Kurzanleitungsvideo erstellt.

„Wenn Sie vorher Camtasia Studio verwendet haben, können Sie nicht nur Folien, sondern auch alle notwendigen Animationen und klickbaren Pfeile hinzufügen,„ erläuterte Bryant. „Ich habe dann also ein kurzes Video mit Camtasia Studio erstellt und dieses an sie geschickt. Eine kleine automatisierte ‘Kurzanleitung’. Die Umsetzung war ganz einfach. Es hat nur etwa ein halbe Stunde gedauert, um etwas Brauchbares mit ein paar Screenshots aus dem Ärmel zu schütteln. Und ich habe mir drei oder vier Anrufe erspart.„

Was allen Teilnehmern gemein war, war die Installation der Software in der vorliegenden Form und die spätere Anpassung. Viscetto versuchte sie anzupassen und zu verteilen, aber es funktionierte nicht. Stattdessen kommt er an einem Samstag zur Anpassung.

Es ist alles an einem Ort.

Wenn man sich nun die Dateien ansieht, wie stellt man sicher, dass die Dateien nur einmal bearbeitet werden?

„Ich verwalte Dateien jetzt seit über 10 Jahren an einem einzigen Speicherort,“ erklärte McSwain. „Ich kann einen neuen Benutzer dazunehmen, die Software auf einem Rechner installieren, ihn an eine Arbeitsstation setzen, und er wird in der Lage sein, wie jeder andere Benutzer im Büro zu arbeiten. Es sind sogar ein paar Seitwärtshaken integriert, sodass ich für jemanden dort drüben, der eine bestimmte Verknüpfung benötigt, die etwas anders funktioniert als für alle anderen, das auch bewerkstelligen kann.“

Mayfield hat auch alles an einem Speicherort konzentriert.

„Ich habe meinen gesamten CAD-Support-Ordner auf dem Netzwerk–so gibt es nur eine Version der Wirklichkeit,“ schildert Mayfield. „Alles ist sicher aufbewahrt. Ich möchte keine Plotbibliotheken auf Arbeitsstationen unterschiedlicher Benutzer. So funktioniert das nicht.“

Viscetto ergänzte noch, dass der Umgang mit Dateien für den Erfolg entscheidend ist.

„Ich habe meine CAD-Supportdatei-und das funktioniert,“ bekräftigte Viscetto. „In anderen Umgebungen habe ich mehrere Plotstile und Plotstiltabellen gesehen. Rot wird auf verschiedenen Computern unterschiedlich dargestellt, und das ist meiner Meinung nach ein Frevel. Ein Plotstil, vielleicht zwei oder drei, je nachdem, was benötigt wird. Schriftarten, ein oder zwei. Halten Sie es einfach. Es befindet sich alles auf dem Netzwerk.“

Es dreht sich alles um das Modell.

Die Produktlizenzierung von Autodesk ändert sich, da das Unternehmen vom Dauerlizenzmodell auf ein Abonnementmodell umsteigt (was bedeutet, dass Benutzer keine Lizenzen mehr erwerben, sondern nur noch mieten). Wenn Sie jedoch derzeit eine Dauerlizenz haben, können Sie sie vorerst behalten.

Auch wenn alle Teilnehmer Dauerlizenzen haben und ihre Pläne auch weiterhin behalten, unterstützen sie das neue Modell nicht vollständig. Sie sehen jedoch einige Vorteile im Abonnement. Beispielsweise die Hochskalierung für bestimmte Projekte, wenn Sie 10 Personen einstellen müssen oder Ferienarbeiter engagieren, und Herunterskalierung während der Urlaubszeit, wenn Ihr Unternehmen nicht so viel Arbeit hat.

„Das Mietprogramm zur Budgetierung bestimmter Projekte für kleine Unternehmen einzusetzen [wäre ein Vorteil],“ erklärte Viscetto. „Sie können bei einem Projekt diese Ziffer in Ihr Angebot aufnehmen. Sie können zum Beispiel sagen ‘Also, ich muss eine Person einstellen, die hier sechs Monate bleibt, wie ist das in Zahlen ausgedrückt?’ und diese in Ihr Angebot aufnehmen.“

Eine Miete der Software kann auch steuerliche Vorteile bedeuten, da sie nicht als Investitionskosten, sondern als Betriebskosten gelten.

„Dadurch könnten kleinere Unternehmen auch konkurrenzfähiger werden, da sie sich nun die Software holen können, die für die Angebotsabgabe für ein bestimmtes Projekt benötigt wird,“ führte Bryant aus. „Sie wissen, dass sie keine vollständige Lizenz erwerben müssen, sondern sie einfach mieten können. Sie wird als Geschäftskosten und nicht als Investitionskosten eingestuft.

In dieser Diskussionsrunde heißt das letzte Stichwort zu diesem Lizenzmodellwechsel Vorausplanung.

„Ziehen Sie das in Betracht, bevor Sie die Lizenz nicht mehr kaufen können,“ sagte McSwain abschließend.