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CAD MANAGER CENTER

Best Practices zur Implementierung neuer CAD Software

Robert Green

Dieser Artikel wurde von den Cadalyst-Redakteuren geschrieben. Dieses Magazin mit zugehöriger Website bietet Software- und Hardwareinformationen sowie Ratschläge und Tipps für CAD-Manager und -Anwender. Die Veröffentlichung an dieser Stelle erfolgt mit Genehmigung des Herausgebers.

Wenn in Ihrem Unternehmen demnächst die Implementierung einer neuen Software ansteht, können Sie davon ausgehen, dass Ihr Alltag als CAD-Manager bald schon recht hektisch wird. Gibt es vielleicht eine Möglichkeit, auf optimale Weise für einen reibungslosen Ablauf zu sorgen, damit Sie nicht vor Stress graue Haare bekommen müssen?

In diesem Whitepaper präsentiere ich meine bewährten Verfahren für die Bereitstellung neuer Softwareversionen. Eine chronologische Beschreibung und genaue Diagnostik helfen Ihnen dabei, einen Implementierungsplan für Ihr spezifisches Umfeld zu erstellen. Legen wir also los!

Beschreiten Sie den Weg zum Erfolg.

Beim Implementieren einer neuen Software – ganz gleich, ob es dabei um eine einfache Aktualisierung der vorhandenen Werkzeuge oder um eine komplette Umstellung geht – sollten Sie ausgehend von bewährten Verfahren eine Reihe von wichtigen Schritten ausführen. Hier ist meine empfohlene Vorgehensweise in chronologischer Abfolge – Einzelheiten dazu folgen in den zugehörigen Abschnitten.

 

  1. Führen Sie eine Testbereitstellung durch.
  2. Finden Sie optimale erste Projekte.
  3. Prüfen Sie die Standards und nehmen Sie gegebenenfalls Abänderungen vor.
  4. Erstellen Sie einen Schulungsplan.
  5. Wählen Sie die ersten Schulungsteilnehmer aus.
  6. Planen Sie eine mehrstufige Implementierung.
  7. Gehen Sie auf die Erwartungen von Anwendern und Vorgesetzten ein.
  8. Werden Sie aktiv!

Schritt 1: Führen Sie eine Testbereitstellung durch.

Vor der Implementierung einer neuen Software muss unbedingt eine sorgfältige Testbereitstellung erfolgen. Wie im Artikel Leitfaden für CAD-Manager zur Erfolgssicherung bei Softwaretests erläutert wird, ist es zwingend erforderlich, die Softwarefunktionen und Installationspakete, die Konfiguration, eventuelle IT-Probleme sowie die Benutzerfreundlichkeit mithilfe einer kontrollierten Gruppe von Testanwendern zu überprüfen. Auf diese Weise vergewissern Sie sich, dass Ihre neue Software tatsächlich einsatzbereit ist.

 

Sofern Sie mit der Implementierung fortfahren, werden viele der vorbereitenden Aufgaben dafür durch die Ergebnisse der Testbereitstellung vereinfacht. Klares Fazit: Wenn Sie auf eine reibungslose und fehlerfreie Softwareimplementierung Wert legen, sollten Sie nicht auf eine Testbereitstellung verzichten!

Schritt 2: Finden Sie optimale erste Projekte.

Erfolgt ein Wechsel der Softwareversion oder auch eine Einführung neuer Werkzeuge mitten in einem laufenden Projekt, kann es dadurch zu Verzögerungen im Projektablauf kommen. Zum einen sind Schulungen erforderlich, und die übliche Routine wird unterbrochen. Darüber hinaus führt die Aktualisierung von Softwarewerkzeugen oftmals dazu, dass neue Dateien nicht mehr mit früheren Versionen der Software kompatibel sind, die von Kollegen oder Kunden vielleicht noch genutzt werden. Es versteht sich insofern von selbst, dass die Einführung einer neuen Software nicht mitten in einem Projekt erfolgen sollte.

 

Setzen Sie stattdessen bei einem neuen Projekt an, das in Kürze beginnen wird. Nehmen Sie aber nicht einfach das erstbeste, sondern überlegen Sie zunächst, welches anstehende Projekt sich gut für die Implementierung der neuen Software eignet. Ein erfolgreiches erstes Projekt zeichnet sich in der Regel durch folgende Eigenschaften aus:

 

  • Überschaubare Größe. Bei Projekten mit kleineren Teams sind Support und Management im Zuge einer Softwareumstellung leichter.
  • Kompetente, unterstützende Anwender. Wählen Sie ein Projekt, bei dem sich die Beteiligten bereits mit der Software auskennen und die Herausforderung der Einführung eines neuen Programms gern annehmen.
  • Kooperativer Projektmanager. Sie haben einen erheblich leichteren Stand, wenn Sie mit einem Projektmanager zusammenarbeiten, der die Implementierung unterstützt und bereit ist, sich den damit verbundenen unvermeidlichen Herausforderungen und möglichen Verzögerungen zu stellen.

 

Wenn diese Schlüsselfaktoren nicht gegeben sind, ist ein Scheitern der Implementierung sehr wahrscheinlich. Als CAD-Manager sind Sie mit einem optimalen ersten Projekt auf der sicheren Seite – die Softwareimplementierung lässt sich dann voraussichtlich schnell und effizient durchführen.

Schritt 3: Prüfen Sie die Standards und nehmen Sie gegebenenfalls Abänderungen vor.

Aus den Ergebnissen Ihrer Testbereitstellung können Sie vermutlich Ideen dazu ableiten, wie sich der Softwareeinsatz am besten standardisieren lässt. In den Test war alles einbezogen, von Standardblöcken, -familien und -bibliotheken bis hin zu Verfahren für die Projektarchivierung – Ihre Erkenntnisse dazu können nun in feste Standards für den Softwareeinsatz einfließen.

 

Wie sollten die erforderlichen Standards für das Management Ihres ersten Projekts festgelegt werden? Vergewissern Sie sich anhand dieser Checkliste, dass alles abgedeckt ist:

  • Kundenstandards für Zeichnungen
  • Verzeichnisstruktur zur Archivierung
  • Koordinationsplan für die BIM-Disziplinen (Building Information Modeling)
  • Vorlagen oder andere Projekt-Starter-Dateien

Das Abändern von Standards während einer Softwareimplementierung macht das ohnehin unvermeidlich komplexe Projekt nur noch komplizierter. Vermeiden Sie dieses Problem, indem Sie Ihre Standards vorab fixieren.

Schritt 4: Erstellen Sie einen Schulungsplan.

Hier werden nun die vorherigen Aspekte gebündelt – Sie planen, wie Sie die Anwender mit der neuen Software vertraut machen und Kompetenz dafür aufbauen. Ausgehend von Ihren Beobachtungen bei der Testbereitstellung müssen Sie eine Schulungsstrategie und eine Themenliste als Leitlinie für das Verfahren aufstellen.

 

Beachten Sie beim Zusammentragen der Schulungsthemen die folgenden Hinweise zu richtigen und falschen Vorgehensweisen:

 

  • Stellen Sie den Anwendern die wichtigen und von ihnen benötigten Funktionen vor.
  • Stellen Sie den Anwendern nicht die allenfalls selten verwendeten nebensächlichen Funktionen vor.
  • Verwenden Sie reale Projektdaten, damit die Anwender in einem realistischen Projektumfeld lernen.
  • Verwenden Sie keine vorgefertigten Beispiele, die nichts mit Ihrem Arbeitsumfeld zu tun haben.
  • Beziehen Sie Unternehmensstandards in Ihre Schulungsbeispiele ein.
  • Lassen Sie die Anwender bei der Schulung nicht von Standards abweichen.
  • Führen Sie statt einer langen Sitzung mehrere kurze Schulungssitzungen durch, um bei den Anwendern die größtmögliche Aufmerksamkeit zu erzielen.
  • Vergessen Sie nicht, dass die Schulungszeit aus Sicht der Vorgesetzten keine echte Arbeitszeit ist.
  • Gestalten Sie die Schulung so, als würde Ihre Implementierung komplett davon abhängen.
  • Lassen Sie die Schulung nicht weg!

 

Ich weiß aus Erfahrung, dass Sie mit der Schulung gute Ergebnisse erzielen, wenn Sie sich an diese Hinweise zu richtigen und falschen Vorgehensweisen halten. Legen Sie sich während des Schulungsprozesses zur Erinnerung eine Kopie davon auf den Schreibtisch.

 

Schritt 5: Wählen Sie die ersten Schulungsteilnehmer aus.


Über optimale Schulungen für Anwender gibt es viele gegensätzliche Meinungen – ich bin zu der Erkenntnis gekommen, dass es für den Schulungserfolg am besten ist, die richtige Gruppe der ersten Schulungsteilnehmer zusammenzustellen. Wenn bei den ersten geschulten Mitarbeitern alles gut funktioniert, wirken die übrigen Schritte der Implementierung immer leichter.

Beim Zusammenstellen der ersten Gruppe von Schulungsteilnehmern wende ich die folgenden Kriterien an:

 

  • Projektbeteiligte. Wer wird wahrscheinlich dem ersten Projektteam angehören und die Software dabei dann tatsächlich einsetzen können?
  • Wissbegierige. Wer hat das größte Interesse daran, den Umgang mit der neuen Software zu erlernen? Wer wird noch nach den Unterrichtseinheiten die eigene Freizeit dafür verwenden, sich in die Softwarefunktionen einzuarbeiten?
  • Karriereorientierte. Wer sieht in der Schulung einen beruflichen Nutzen für sich?

 

Bilden Sie ausgehend von diesen Fragen eine kleine Gruppe von motivierten und engagierten Anwendern, die ihre neuen Kenntnisse unmittelbar bei der Projektarbeit einsetzen können. Die Mitarbeiter in dieser ersten Gruppe werden aufgrund ihrer starken Eigenmotivation nicht viele Support-Fragen stellen und schnell Kompetenz aufbauen.

Bonus: Bitten Sie nach der Schulung bei dieser Gruppe um Rückmeldungen, damit Sie Ihr Programm für künftige Sitzungen optimieren können.

Schritt 6: Planen Sie eine mehrstufige Implementierung.

 

Bestimmt fragen Sie sich das: „Wie kann ich eine neue Software einführen, ohne mit sehr vielen Support-Anfragen konfrontiert zu werden?“ Die Antwort lautet: stufenweise Führen Sie die Software nach und nach ein, Projekt für Projekt und Gruppe für Gruppe. So bauen Sie in einem von der Arbeitsbelastung im Unternehmen vorgegebenen Tempo neue Kenntnisse auf. Betrachten wir einige Aspekte, die für die Entwicklung einer praktikablen Strategie wichtig sind.

Projektaufkommen. Wie viele Projekte werden in Ihrem Unternehmen pro Jahr begonnen? Von dieser Zahl können Sie recht gut ableiten, wie lange es dauern wird, bis alle Anwender eine Schulung zu der neuen Softwareversion erhalten haben.

  • Richten Sie die Schulung am Projektzeitplan aus. Sorgen Sie dafür, dass die Anwender unmittelbar nach der Schulung an einem realen Projekt mit der neuen Software arbeiten können. Wenn Sie zu schnell sind und die Anwender schulen, bevor ein zugehöriges Projekt ansteht, wird das Gelernte wieder vergessen.
  • Sichern Sie sich angemessene Unterstützung. Wenn es aufgrund der vorliegenden Umstände notwendig ist, eine große Gruppe von Anwendern auf einmal zu schulen, benötigen Sie eventuell Hilfe bei der Schulung und beim technischen Support. Achten Sie darauf, einen derartigen Bedarf bei Ihrer Planung zu berücksichtigen.
  • Bleiben Sie in enger Verbindung zu den Projektmanagern. Die Projektmanager wissen am besten, wann neue Projekte beginnen; die Angaben dieser Mitarbeiter sind insofern maßgeblich dafür, wie schnell Sie mit Ihrem Schulungsprogramm sein müssen.

 

Mehrstufige Schulung. Sobald bei Ihrer ersten Schulungsgruppe Ergebnisse aus einem realen Projekt zu verzeichnen sind, können Sie anlässlich des nächsten neuen Projekts mit der nächsten Schulungsgruppe fortfahren. In dieser nächsten Gruppe sind die Anwender mit der zweitbesten Eignung für die Schulung. Die Anwender in der zweiten Schulungsgruppe sind vielleicht etwas weniger motiviert oder eigenverantwortlich als die Anwender in der ersten Gruppe – zum Ausgleich verfügen Sie aber nun über etwas Erfahrung, und die schon geschulten Anwender aus der ersten Gruppe können Sie als Mentoren für die neuen Schulungsteilnehmer unterstützen.

Zeitplan. Welche Dauer haben die einzelnen Schulungssitzungen? Wie viel Zeit benötigen die Anwender, um sich an die neue Software zu gewöhnen? Wie viele Projekte müssen begonnen worden sein, bis alle Beteiligten geschult sind? Aus den Antworten auf diese Fragen können Sie alles ableiten, was für die Festlegung Ihres Schulungszeitplans wichtig ist. Gehen Sie beim Ausarbeiten des Zeitplans besonders sorgfältig vor – es handelt sich um einen wichtigen Aspekt für Ihre Präsentation bei den Vorgesetzten, die Ihre Schulung und den Implementierungsplan genehmigen sollen.

Umgang mit Einwendern. Abtrünnige. Eigenbrötler. Zweifler. Nörgler. Sie kennen Ihre Pappenheimer, nicht wahr? Diese Anwender gehen der neuen Software aus den unterschiedlichsten (tatsächlichen oder vermeintlichen) Gründen aus dem Weg. Ich schule diese Personengruppe zuletzt, denn am Ende meiner mehrstufigen Implementierung verfüge ich über ausreichend Argumente, um den klassischen Einwänden begegnen zu können. Einige Beispiele:

  • „Es wird mit dieser Software nicht funktionieren.“ Bis jetzt funktioniert es damit bei allen ganz gut.
  • „Die Softwarefunktionen sind schwer zu erlernen.“ Die Schulung war bisher sehr effektiv; alle Teilnehmer setzen die Software offenbar erfolgreich ein.
  • „Ich kann das mit der alten Vorgehensweise schneller erledigen.“ Das ging am Anfang allen so, aber nach einer kurzen Gewöhnungszeit haben alle festgestellt, dass es mit der neuen Software schneller geht.

An dieser Stelle muss selbst der widerspenstigste Anwender sich damit einverstanden erklären, den Umgang mit der neuen Software zu erlernen. Alternativ wäre es nur noch möglich zuzugeben, dass man einfach nicht lernfähig ist – und wer möchte das schon? Mit diesem Ansatz lag ich bisher immer richtig!

Schritt 7: Gehen Sie auf die Erwartungen von Anwendern und Vorgesetzten ein.

Nach allen Tests und Planungen ist es an der Zeit, mit den Anwendern und den Vorgesetzten über die bevorstehenden Änderungen und den zugehörigen Zeitplan zu sprechen. Diese Phase der Kommunikation und Konsensfindung ist aus den folgenden Gründen absolut unverzichtbar:

  • Ein CAD-Manager kann nur dann neue Software implementieren, wenn die Anwender die Umstellung unterstützen.
  • Ein CAD-Manager kann nur dann neue Software implementieren, wenn die Vorgesetzten die damit verbundenen Aktivitäten unterstützen und finanzieren.
  • Ein CAD-Manager kann nur dann neue Software implementieren, wenn ein realistischer Zeitplan dafür vorliegt; die Umstellung kann nicht über Nacht erfolgen.

Es ist entscheidend, vor der Implementierung alle Erwartungen zu klären. Die Beteiligten sind nur dann zufrieden, wenn alles erwartungsgemäß verläuft. Voraussetzung dafür: Sie müssen sie so früh wie möglich über den Ablauf informieren. Im Folgenden führe ich einige bewährte Tipps für die anstehenden Gespräche auf.

Bei Anwendern:

  • Betonen Sie, dass für Schulung und Support gesorgt wird. Eine neue Software, die ohne Vorbereitung eingesetzt werden muss, ist für Anwender mit viel Stress verbunden. Informieren Sie deshalb genau über das von Ihnen geplante Schulungsprogramm und auch über den technischen Support, der zur Verfügung stehen wird. Niemand soll fürchten, dass er im Stich gelassen wird.
  • Legen Sie einen groben Zeitplan fest. Teilen Sie den Anwendern im größtmöglichen Umfang mit, wann sie ungefähr mit der neuen Software zu tun haben werden, und ermutigen Sie die Anwender, sich darauf einzustellen.

 

Bei Vorgesetzten:

  • Machen Sie deutlich, dass Sie wohlüberlegt handeln. Präsentieren Sie Ihre Anmerkungen zur Projektauswahl, zu Schulungsthemen und zur mehrstufigen Implementierung, um Vertrauen in Ihren Ansatz aufzubauen.
  • Informieren Sie über Ihren Schulungsplan. Führen Sie aus, wer zu welchem Zeitpunkt geschult wird, und erläutern Sie Ihre Entscheidungen. Betonen Sie, dass Sie die Schulung kurz halten und dass die Schulungszeit sich bezahlt machen wird. Ihre Vorgesetzten werden sich darüber freuen, dass Sie sich über die mit der Schulung verbundenen Kosten im Klaren sind.
  • Geben Sie Ihre Zeitprognose weiter. Egal ob die Schulung zwei Wochen, zwei Monate oder zwei Jahre dauern wird – teilen Sie es mit, und seien Sie darauf vorbereitet, Ihre Prognose zu erläutern. Sofern Sie von Ihren Vorgesetzten überhaupt eine Rückmeldung erhalten, wird man Ihnen erklären, dass der Schulungszeitraum zu lang ist. Achten Sie also darauf, dass Ihre Zahlen korrekt sind, und untermauern Sie Ihre Schätzung, um die Vorgesetzten zu überzeugen.
  • Bitten Sie um Genehmigung. Wenn Sie die Firmenleitung bitten, Ihre Projektauswahl sowie den Schulungs- und Zeitplan zu genehmigen, haben Sie dabei Gelegenheit, eventuell vorhandene Zweifel zu erkennen. Wird die Genehmigung erteilt, können Sie beruhigt mit der Umsetzung beginnen. Wird zu Änderungen angeregt, können Sie Ihren Ansatz gezielt überarbeiten, um dann die Genehmigung zu erhalten. Auf jeden Fall haben Sie Ihre Vorgesetzten damit in die Entscheidungsfindung einbezogen, und im Zuge der Implementierung können alle ganz gelassen bleiben.

Schritt 8: Werden Sie aktiv!

Wenn Sie mit der Schulung der ersten Anwendergruppe begonnen und das erste Projekt mit der neuen Software in Angriff genommen haben, müssen Sie die dabei gesammelten Erfahrungen verarbeiten und eventuell aufkommende Probleme bewältigen. Achten Sie dabei immer darauf, allen Anwendern die gefundene Lösung mitzuteilen und die Abläufe entsprechend zu aktualisieren, damit die Softwareimplementierung optimiert wird.

 

Die folgenden Maßnahmen können Ihnen bei einem effektiven Prozessmanagement helfen:

  • Informieren Sie die Anwender. Übermitteln Sie neue Informationen nicht nur verbal. Versenden Sie eine kurze E-Mail und/oder ein Merkblatt, um Anwender auf Aktualisierungen, hilfreiche Tipps oder nützliche neue Verfahren aufmerksam zu machen.
  • Aktualisieren Sie die Standards. Im Zuge der Einführung neuer Abläufe und optimierter Methoden sollten Sie Ihre Standarddokumente entsprechend aktualisieren.
  • Bleiben Sie mit den Anwendern stets in Kontakt. Wenn Sie sichtbar bleiben, steigt die Wahrscheinlichkeit, dass die Anwender Sie über auftretende Probleme informieren. Sie haben dann die Möglichkeit, frühzeitig Gegenmaßnahmen einzuleiten, um Probleme proaktiv zu lösen. Langfristig sparen Sie damit Zeit und Aufwand.

Zusammenfassung

Vielleicht haben Sie jetzt den Eindruck, dass die Implementierung einer neuen Software ein komplexes Unterfangen ist. Damit liegen Sie richtig! Mit einer soliden Planung, bei der Sie alle Variablen berücksichtigen und mögliche Probleme antizipieren, sind Sie jedoch auf fast alles vorbereitet. Wenn Sie sich zudem vorab die Unterstützung Ihrer Vorgesetzen und Anwenderteams für Ihre Pläne sichern, läuft die Projektausführung mit erheblich weniger Stress ab.