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CAD MANAGER CENTER

Tipps für CAD Manager zur Kommunikation mit der IT Abteilung

Robert Green

Dieser Artikel wurde von den Cadalyst-Redakteuren geschrieben. Dieses Magazin mit zugehöriger Website bietet Software- und Hardwareinformationen sowie Ratschläge und Tipps für CAD-Manager und -Anwender. Die Veröffentlichung an dieser Stelle erfolgt mit Genehmigung des Herausgebers.

CAD-Softwarewerkzeuge sind immer häufiger mit Servern, Lizenzmanagement-Applikationen und Cloud-Datenspeichern verbunden – oftmals wird auch über Wide-Area-Netzwerke im Unternehmen oder über cloudbasierte Verbindungen eine Anbindung an andere Niederlassungen hergestellt. Da diese Technologien sich im CAD-Umfeld etablieren, müssen CAD-Manager verstärkt mit ihren IT-Abteilungen interagieren. Für Sie als CAD-Manager ist es natürlich einfacher, wenn Sie wissen, wie Sie sich bei den IT-Mitarbeitern verständlich machen.

 

Dieser Artikel hilft Ihnen dabei, Ihr IT-Wissen und Ihre damit verbundenen Terminologiekenntnisse auszubauen, sodass Sie in der IT-Abteilung produktive Gespräche über CAD führen können. Legen wir also los!

Welche wesentlichen Probleme liegen vor?

Ausgehend von E-Mail-Konversationen mit Cadalyst-Lesern, Gesprächen mit Hunderten CAD-Managern bei Branchenveranstaltungen sowie Beratungen mit Privatkunden bin ich zu dem Schluss gekommen, dass die folgenden IT-Themen für CAD-Manager am wichtigsten sind:

 

  • Verständnis für die Position des IT-Teams
  • Bandbreite und Latenz
  • Dateisicherheit
  • Berechtigungen
  • Berechtigungen bei Cloud-Anwendungen
  • Berechtigungen zur Administrationsunterstützung
  • Geplante Netzwerkänderungen

 

Natürlich gibt es weitere IT-Themen, die Sie als CAD-Manager betreffen können; an dieser Stelle möchte ich mich jedoch auf die gängigsten Aspekte konzentrieren.

Verständnis für die Position des IT-Teams

Lassen Sie uns zunächst einen Moment an die Herausforderungen denken, vor denen IT-Abteilungen stehen, seit das Internet in immer mehr Bereiche des Arbeitslebens vordringt. Wenn man sich einmal überlegt, was das IT-Team alles betreuen und absichern muss, ist es leicht zu verstehen, warum die IT-Mitarbeiter in Bezug auf Unternehmensressourcen so abwehrend reagieren. Denken Sie an die folgenden Probleme:

  • unbefugte Internetnutzung über das Netzwerk (Spiele, Facebook usw.)
  • unbefugtes Medien-Streaming mit hoher Bandbreite (Pandora, YouTube, Netflix usw.)
  • Einbettung von Malware/Viren in augenscheinlich seriösen Websites
  • Cloud-Konto-Hacking-Angriffe und/oder Datenverluste

Die IT-Abteilung ist vor allem dafür zuständig, die Ressourcen im Unternehmen abzusichern und insbesondere dafür zu sorgen, dass die Netzwerkressourcen nur für legitime geschäftliche Zwecke verwendet werden. Das IT-Team kann diese Ziele am leichtesten erreichen, wenn einfach alles, was nicht umfassend auf Konformität geprüft wurde, gesperrt bzw. deaktiviert bleibt. Oftmals sind davon auch internetgestützte CAD-Dienstprogramme betroffen.

Behalten Sie diese Gegebenheiten bei Ihrem Umgang mit künftigen IT-bezogenen Herausforderungen im Hinterkopf, und sichern Sie Ihren IT-Kollegen zu, dass die ordnungsgemäße Nutzung von Unternehmensressourcen auch für Sie Priorität hat.

Bandbreite und Latenz

Netzwerkbandbreite und -latenz sind häufig von Bedeutung, wenn CAD-Anwendungen über ein Wide-Area-Netzwerk (WAN) oder unter Verwendung eines cloudbasierten Datenspeichers ausgeführt werden sollen. In diesem Zusammenhang können die beiden Begriffe wie folgt definiert werden:

Bandbreite: Dies ist die maximale Datenübertragungsrate beim Verschieben von Dateien zwischen Netzwerkservern im WAN. Als Einheit wird häufig Megabit pro Sekunde (Mbit/sec) verwendet – dies ist quasi die maximale Geschwindigkeit, mit der eine große CAD-Datei von einem Ort zum anderen übertragen werden kann. (Beachten Sie, dass Mbit/sec nicht dasselbe ist wie MB/sec – Megabyte pro Sekunde, da 1 Byte 8 Bit enthält.)

Latenz: Dies ist die maximale Geschwindigkeit, mit der die Verbindung zu einem Remote-Server aufgebaut und dessen Antwort empfangen werden kann. Die Latenz wird häufig in Millisekunden (msec) angegeben. Sie kann spürbar werden, wenn CAD-Anwendungen zahlreiche Kontaktanfragen an einen Remote-Server senden, um Dateien zu laden, Projektordner zu aktualisieren und ähnliche Vorgänge auszuführen.

Wenn Sie schon einmal fünf Minuten warten mussten, um eine 20-MB-Datei von einem Server auf einen anderen zu kopieren, kennen Sie den Bremseffekt, den die Bandbreite auf Ihre Dateiübertragung hat. Wenn Sie andererseits schon einmal 20 Minuten warten mussten, um ein 10 MB großes Revit-Projekt zu laden (obwohl dies von der Bandbreite her sehr viel schneller möglich sein sollte), haben Sie die volle Wirkung der Latenz erlebt. CAD-Anwendungen werden als „geschwätzig“ eingestuft, weil bei ihnen so viel Zeit für Anfragen verwendet wird, wenn Projektdateien geladen werden sollen. Bei CAD-Anwendungen treten bedingt durch die Latenz deshalb häufig starke Verzögerungen auf.

Warum ist das für Sie wichtig zu wissen? In den IT-Abteilungen ist oft nicht bekannt, wie viele Dateianfragen ausgeführt werden, um CAD-Projekte zu laden. Mit anderen Worten: Das IT-Team betrachtet tendenziell die Bandbreite als Schlüsselfaktor; der CAD-Manager weiß dagegen, dass tatsächlich die Latenz das eigentliche Problem ist.

Wie sollten Sie die Informationen vermitteln? Zeigen Sie dem IT-Team, wie lange es dauert, CAD-Dateien von einem anderen Server im WAN zu öffnen, damit die Mitarbeiter verstehen, wo das Problem für die CAD-Anwender liegt. Dann können Sie darüber reden, wie sich das eigentliche Problem lösen lässt.

Dateisicherheit

Niemand verliert gern Dateien; IT-Mitarbeiter sind diesbezüglich aber schon fast paranoid – und das mit Recht. Wenn Sie sich überlegen, welche Folgen ein umfangreicher Datenverlust hat, wird Ihnen schnell klar, wie teuer so etwas für ein Unternehmen wäre. Denken Sie an die folgenden Szenarien mit CAD-bezogenen Datenverlusten:

  • Ein Anwender löscht versehentlich einen Ordner, während er sich im Netzwerk oder in einem Cloud-Konto Dateien ansieht.
  • Ein Anwender kopiert alte Versionen von Dateien und ersetzt dadurch neuere Versionen.
  • Dateien oder Verzeichnisse werden am falschen Speicherort angelegt oder auf Laufwerk C kopiert.

Warum ist das für Sie wichtig zu wissen? Das IT-Team muss immer mit dem Schlimmsten rechnen und Netzwerke so abschirmen, dass das Risiko eines Datenverlusts minimiert wird. Für die IT-Abteilung stellt sich das Problem standardmäßig aus Furcht vor Datenverlusten.

Wie sollten Sie die Informationen vermitteln? Machen Sie den IT-Kollegen klar, dass Sie diese Furcht verstehen. Arbeiten Sie mit dem Team zusammen, um genau zu steuern, wer Zugriff auf CAD-Daten erhält. Erstellen Sie gemeinsam einen Plan für Dateiberechtigungen, damit die richtigen Personen Zugang zu den richtigen Tools erhalten.

Berechtigungen

Zum Absichern von Dateien sind Netzwerkberechtigungen bei weitem die stärkste Waffe der IT-Abteilung. Sehen wir uns in diesem Zusammenhang einige Begriffsdefinitionen an.

Berechtigungen: Dies ist die Zugriffsebene eines Anwenders in Bezug auf das Lesen, Schreiben, Überschreiben oder Löschen einer Datei bzw. eines Verzeichnisses. Wenn alle Berechtigungen gewährt werden, spricht man von Vollzugriff.

Benannter Anwender: Dies ist die Kombination aus Anmeldename und Kennwort für einen Anwender.

Gruppen: Dies sind mehrere Anwender zusammen, die alle dieselben Berechtigungen erhalten.

Administrator: Dies ist ein Superuser, der Vollzugriff auf die Dateien und Ordner auf einem Computer oder Netzwerkserver hat.

Betrachten wir all dies nun im CAD-Kontext: Wenn bei Ihnen mehrere Anwender Elektroingenieure sind, sollten diese einer Gruppe zugeordnet werden, die dann Berechtigungen erhält zum Erstellen/Bearbeiten/Löschen von Dateien in Verzeichnissen für die Elektroplanung. Zudem könnte es einen leitenden Elektroingenieur geben, der neue Ordner für eingehende Projekte anlegen muss. Diese Person sollte dementsprechend Vollzugriff auf die gesamte Ordnerstruktur für die Elektroplanung erhalten. (Allerdings sollte dieser leitende Elektroingenieur wahrscheinlich keine Administratorberechtigungen für den gesamten Netzwerkserver bekommen.)

Warum ist das für Sie wichtig zu wissen? Als CAD-Manager müssen Sie der IT-Abteilung mitteilen, welche Anwender welchen Gruppen zuzuordnen sind und auf welche Ordner diese Anwender zugreifen können sollen.

Wie sollten Sie die Informationen vermitteln? Schreiben Sie auf, welche Datei-, Ordner- und Netzwerkberechtigungen für Ihre Anwender erforderlich sind, und übermitteln Sie die Informationen zur Umsetzung an die IT-Abteilung. Denken Sie daran, dass das IT-Team nicht weiß, wie Ihre CAD-Anwendung funktioniert, daher werden sich die Mitarbeiter freuen, wenn Sie das Team durch eine korrekte Konfiguration Ihrer CAD-Anwendungen unterstützen.

Berechtigungen bei Cloud-Anwendungen

Bei cloudbasierten Anwendungen und Cloud-Speicherplatz gibt es in der Regel eine grundlegende Berechtigungsstruktur, die es jedem Anwender ermöglicht, sich ausschließlich bei seinem eigenen Verzeichnis anzumelden. Bei einigen CAD-Anwendungen haben allerdings Arbeitsteams die Möglichkeit, gemeinsam auf Ordner zuzugreifen, sodass im Prinzip mehrere Anwender die gemeinsam genutzten Dateien überschreiben oder löschen können. Manchmal ist diese Sicherheitsstruktur nicht offensichtlich bzw. nicht leicht zu durchschauen, sodass Berechtigungen übersehen oder ignoriert werden.

Warum ist das für Sie wichtig zu wissen? Sie müssen unbedingt verstehen, wie die Dateien in einer Cloud-Anwendung gesichert sind – nicht nur, damit Sie mit dem IT-Team darüber sprechen können, sondern auch, um das Risiko eines versehentlichen Löschens von Daten durch Anwender einschätzen zu können.

Wie sollten Sie die Informationen vermitteln? Wenn Sie möchten, dass das IT-Team eine cloudbasierte CAD-Systemkomponente implementiert (wie Autodesk Application Manager oder Autodesk 360), müssen Sie den Mitarbeitern zeigen können, wie die Daten in der Anwendung gesichert sind und wie Berechtigungen kontrolliert werden. Wenn umgekehrt das IT-Team von Ihnen die Nutzung eines cloudbasierten Werkzeugs verlangt, müssen die Mitarbeiter Ihnen die Funktionsweise der Sicherheitsfunktionen erklären, damit Sie wissen, wie Sie die Projektdaten kontrollieren und versehentliche Datenverluste vermeiden können.

Jeden Tag werden neue Cloud-Anwendungen eingeführt, und jede davon ist anders als alle anderen. Untersuchen Sie alle sorgfältig; stufen Sie eine Cloud-Anwendung immer erst dann als sicher ein, wenn Ihnen die Sicherheit bewiesen wurde.

Berechtigungen zur Administrationsunterstützung

Ein weiterer Aspekt im Zusammenhang mit Berechtigungen: Wäre es nicht sinnvoll, wenn der CAD-Manager, der für die Verwaltung von Werkzeugen, Daten und Peripheriegeräten zuständig ist, über Administratorrechte verfügen würde, die für seine Routineaufgaben erforderlich sind? Es geht dabei um Aufgaben wie die Folgenden:

  • Aktualisieren von Softwareversionen auf Computern von Anwendern
  • Installieren neuer Software auf Computern von Anwendern
  • Erstellen/Verändern/Verschieben von Verzeichnisstrukturen in Netzwerken
  • Installieren/Verändern von Druckertreibern
  • Installieren von Peripheriegeräten auf Computern von Anwendern
  • Verändern von Anwenderberechtigungen in cloudbasierten Werkzeugen

Warum ist das für Sie wichtig zu wissen? Von CAD-Managern wird erwartet, dass sie Anwender umgehend unterstützen und für die Funktionsfähigkeit von Systemen sorgen. Wenn den CAD-Managern die dafür erforderlichen Administratorrechte fehlen, kommt die CAD-Produktivität zum Erliegen, bis das IT-Team tätig wird. Erklären Sie dem IT-Team, dass Sie die IT-Mitarbeiter nicht so häufig stören müssen, wenn Sie selbst über die erforderlichen Administratorrechte verfügen.

Wie sollten Sie die Informationen vermitteln? Machen Sie das IT-Team auf den Druck aufmerksam, unter dem Sie stehen. Berichten Sie von den Projektmanagern und Anwendern, die Sie zum schnellen Ausführen von IT-Aufgaben auffordern. Zeigen Sie den IT-Mitarbeitern Routinetätigkeiten, die Sie jeden Tag ausführen und die ohne Administratorrechte komplizierter sind.

Geplante Netzwerkänderungen

Wenn Sie jemals erlebt haben, dass wegen eines „schnellen Druckeraustauschs“ oder einer „einfachen Serveraktualisierung“ bei den CAD-Werkzeugen alles drunter und drüber geht, dann wissen Sie, dass Änderungen bei Geräten mit Netzwerkkonfiguration problematisch sein können. Da Sie in der Regel unvorbereitet mit derartigen Problemen konfrontiert werden, stellt sich die Frage, ob es eine Möglichkeit gäbe, das Problempotenzial derartiger Netzwerkveränderungen zu erkennen. Um die wahrscheinlichen Ursachen zu verstehen, betrachten wir verschiedene Szenarien.

Peripheriegerätetreiber: Treiber sind die Softwarekomponenten, die einen Netzwerkdrucker bzw. -plotter (oder andere Peripheriegeräte) mit den CAD-Werkzeugen der Anwender verbinden. Manchmal verlaufen Treiberaktualisierungen unproblematisch; in anderen Fällen – etwa beim Wechsel von 32-Bit- zu 64-Bit-Treibern – kann der laufende Betrieb beeinträchtigt werden. Ein anderes Beispiel sind Werkzeuge für die CAD-Skripterstellung oder -Automatisierung: Hier gibt es eventuell spezifische Eingabeaufforderungen, die per Treiber aktiviert werden. Ein neuer Treiber führt dann dazu, dass die automatisierten Werkzeuge nicht mehr ausgeführt werden können.

UNC-Pfadangaben: Ein UNC-Pfad (Universal Naming Convention) hat anders als ein normaler Laufwerkspfad das Format \\Server\Freigabe. Wenn Ihr Laufwerk X sich also auf einem Server mit der Bezeichnung CADSERVER und einer Freigabe mit der Bezeichnung XLAUFWERK befindet, dann lautet der UNC-Pfad zu Ihrem X-Laufwerk \\CADSERVER\XLAUFWERK. Stellen Sie sich nun vor, dass die IT-Abteilung Ihr X-Laufwerk an einen anderen Speicherort verschiebt: \\NEUERCADSERVER\XLAUFWERK. Alle CAD-Dateien mit Verweisen auf den alten UNC-Pfad laufen nun ins Leere. Ein Querverweischaos erster Güte!

Warum ist das für Sie wichtig zu wissen? CAD-Manager sollten Basiskenntnisse zu den Netzwerkparametern haben, die Peripheriegeräte und gemeinsam genutzte Laufwerke betreffen, weil dies ganz einfach wichtig ist, um die anstehende Arbeit zu erledigen.

Wie sollten Sie die Informationen vermitteln? Vergewissern Sie sich, dass Ihr IT-Team die oben dargestellten Beispielszenarien versteht und weiß, welche Schäden sich aus Netzwerkveränderungen ergeben können. Sorgen Sie außerdem immer dafür, dass das IT-Team die alten Netzwerkressourcen unverändert lässt, während neue Ressourcen getestet werden. Auf diese Weise haben Sie gegebenenfalls Zeit, neue Probleme zu beheben, solange die alten Systeme noch laufen.

Die Ausführungen hier stellen keinesfalls eine vollständige Liste der möglichen Netzwerkprobleme dar, aber meist sind CAD-Manager von den relativ unkomplizierten Fällen betroffen, die gerade erwähnt wurden.

Zusammenfassung

Ich hoffe, diese Ratschläge sind für Sie als CAD-Manager hilfreich, um die meisten IT-bezogenen Herausforderungen zu bewältigen. Wenn Sie diese Kommunikationstipps und Begrifflichkeiten beachten, stellen Sie vielleicht fest, dass Ihre Interaktion mit der IT-Abteilung reibungsloser abläuft und dass weniger Probleme mit der Ausführung Ihrer CAD-Werkzeuge auftreten.