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CAD MANAGER CENTER

Schlüsselfaktoren zur besseren Projektumsetzung

„Ich habe noch nie ein Projekt erlebt, das reibungslos abgelaufen ist. Das ist immer so eine Frage, die ich nie gestellt habe.“Robert Green

Über Projekte, die nicht reibungslos verlaufen, lässt sich lange reden. Das fängt mit so etwas Banalem wie der Verwendung des falschen Papiers an und hört bei unzähligen Überarbeitungen auf.

Um sicherzustellen, dass ein Projekt nicht entgleist, können CAD-Manager eine Menge tun.

Kürzlich moderierte Robert Green, anerkannter führender Kopf bei der CAD-Verwaltung, in der Autodesk-Zentrale in San Francisco den CAD Manager Summit, eine Diskussionsrunde mit Experten, auf der Herausforderungen und Chancen sowie die Perspektive aufgrund der sich ändernden Gegebenheiten besprochen wurden. Zu den Teilnehmern gehörten Frank Mayfield, CAD-Administrator bei Leidos Engineering, R.K. McSwain, CAD-Manager bei LJA Engineering, Jürgen Galba, Mitbegründer von InventorWizard, Michael Viscetto, CAD-Manager bei Bastien and Associates, und Shaun Bryant, Direktor bei CADFMconsultants.

Im Folgenden erhalten Sie einen Einblick, wie diese erfahrenen CAD-Manager eine bessere Projektumsetzung erzielen.

Planung, Planung und noch mehr Planung.

Jedes Projekt ist anders. Und wenn der CAD-Manager an der Vorplanung beteiligt ist, wird es möglich, die Effizienz und Produktivität zu steigern, Wiederholungen zu reduzieren und Geld zu sparen.

Für Bryant besteht der erste Schritt darin, einen Stellvertreter für alle Projektbeteiligten zur ersten Besprechung einzuberufen, um die nächsten Schritte festzulegen. Damit brauchen Sie sich jetzt nicht mehr zu wünschen, Sie hätten etwas anders gemacht. Er verwendet eine Vorlage, um den BIM-Umsetzungsplan (Building Information Modeling) durchzugehen.

„Es ist in der Tat nichts anderes als die Liste mit all dem abzuarbeiten, was vorhanden sein sollte; Sie gehen sie durch und haken ab, was Sie haben wollen, und streichen durch, was sie nicht wollen,“ so Bryant.

Manchmal sind es Kleinigkeiten, die im Voraus ausgeführt werden und am Ende des Projekts den großen Unterschied ausmachen.

„Falls Sie mit Beratern oder Ersatzkräften arbeiten sollten, welche Arten von Zeichnungen oder Dateien müssen übermittelt werden?“ fragte McSwain. „Es ist besser, dies im Voraus zu wissen, als mit dem Problem mitten im Projekt umzugehen; das könnte nur Chaos verursachen. Wir haben mit so einigen Beratern gearbeitet, und das Problem war, dass sie uns ihre Zeichnungen am Ende schickten und wir ihre Plotstile und solche Dinge nicht hatten. Wir sagten dann schließlich ‘Senden Sie uns einfach ein PDF.’ So wurde das Problem gleich behoben. Jetzt senden Sie uns PDF-Dateien; das ist Teil unseres Set-ups.“

Projektschulung aus einem anderen Blickwinkel.

Zur Planung gehört auch die Projektschulung. Sie umfasst auch die Dokumentation darüber, welche Standards verwendet werden, die Speicherorte auf dem Server und für Paletten sowie die Ordnerstruktur.

„Ich mache unwahrscheinlich gerne Videoaufzeichnungen,“ schwärmte Green. „Ständig verlassen Mitarbeiter das Projektteam, und es stoßen neue hinzu. Es kann aber auch passieren, dass jemand für zwei Monate in den Außendienst geht, dann zurückkehrt und nun im CAD-Bereich tätig ist. Es sind fähige Leute, allerdings erinnern sie sich nicht daran, was ich Ihnen vor zwei Monaten gesagt habe.“

Aufzeigen des Nutzens.

Weiterhin sollte auch die obere Führungsebene dahingehend unterrichtet werden, warum CAD-Manager in die Vorplanung eingebunden werden müssen. Die Entwicklung eines Geschäftsszenarios ist äußerst wichtig, um sie vom Nutzen zu überzeugen. Green legte nahe, dass die Zusammenarbeit mit der Buchhaltung eine Möglichkeit ist, dies zu bewerkstelligen: Der Nacharbeitsaufwand muss ermittelt werden, um festzustellen, warum einige Projekte länger andauern und wo Potenzial zur Einsparung von Zeit und Geld besteht.

„CAD-Manager, die solche Informationen der Geschäftsleitung vorlegen, werden nicht nur als technisch kompetent angesehen, sondern auch als Geschäftsleute wahrgenommen. Nach und nach finden diese Leute auf dieser Ebene Beachtung. Sie werden dann auch ernst genommen. Als mein Chef plötzlich anfing, mit mir in der Chefsprache zu reden, ist mir das richtig bewusst geworden. Plötzlich bin ich weitergekommen.“

Steuerung von Softwareversionen.

Zu Beginn eines Projekts muss unter anderem bedacht werden, welche Softwareversionen notwendig sind und wann Upgrades durchgeführt werden müssen. Dies mag kein allzu großes Problem bei AutoCAD sein; bei einem Produkt wie Revit oder einer App eines Fremdanbieters ist dies jedoch ein entscheidender Faktor bei der Planung. Diese Tools machen ein Downgrade unmöglich und funktionieren unter Umständen nur mit bestimmten Versionen anderer Produkte. In diesem Fall würden Sie von einem Upgrade absehen und noch etwas warten, bis bestimmte Projekte abgeschlossen sind.

„Wenn ich nun trotzdem die allerneueste Version der Software installieren würde, die von Leuten genutzt werden soll, und diese dann die Datei in einer vorherigen Version öffnen, würde es zu Datenkorruption kommen,“ warnte Mayfield. „Wenn also in Kürze, nachdem ein paar Projekte fertiggestellt wurden, die Leute am Montagmorgen hereinkommen, [sage ich meinem Team]: ‘Ab jetzt müsst Ihr die aktuelle Software anstatt der älteren Software verwenden.’ “

Beim Upgrade von Software ist unter anderem zu berücksichtigen, dass sowohl externe als auch interne Mitglieder per E-Mail informiert werden, wann das Upgrade stattfinden wird und welche Dateien in Zukunft verwendet werden sollen; außerdem müssen einfache Benennungskonventionen für die Dateien festgelegt werden, damit jedermann die neuen und alten Dateien auseinanderhalten kann.

Arbeiten in der Cloud.

Wenn Leute an unterschiedlichen Standorten an einem Großprojekt arbeiten, ist die Planung ebenso eine Einflussgröße. Je nach Umgebung kann die Verwendung von A360, Google Drive oder Dropbox eine Alternative für Ihr Unternehmen darstellen. Erwartungsgemäß haben unsere Experten verschiedene Ansichten zum Einsatz dieser Tools.

Bryant hat für das Royal Albert Dock-Projekt an der Themse in London Google Drive und Dropbox verwendet. Jeden zweiten Freitag im Monat hat jeder Projektbeteiligte seine Dateien auf Google Drive abgelegt, und der BIM-Berater hat dann all diese Daten in Navisworks importiert. In einer anschließenden Konferenzbesprechung hat dann jeder dieselben Dateien vor sich gehabt.

„Es war so riesig, dass wir es intern nicht bewältigen konnten,“ sagte Bryant. „Wir hatten Glück, dass wir nicht an solche Dinge wie ein Gesetz zum Schutz von Staatsgeheimnissen oder Ähnliches gebunden waren. Es gibt Vertragsgegenstände, die einen binden, wodurch man bestimmte Dinge unterlassen muss. Wir haben die Cloud zum ersten Mal benutzt. Über Dateigröße mussten wir uns keine Gedanken machen. Genausowenig über den Speicherort aller Informationen. Wir wussten, dass sie auf diesem speziellen Google Drive waren.“

Auch wenn der Einsatz der Cloud für Bryant funktioniert hat, gab er trotzdem diesen Kommentar ab: „Letzten Endes liegen die Dateien aber auf einem fremden Server.“ Dies ist nur eines der Risiken dabei.

„[Wenn] Daten, also geistiges Eigentum in Form Ihrer Entwürfe, online gemeinsam genutzt werden, muss man sich im Klaren sein, dass sie auch preisgegeben werden,“ warf Galba ein.

„Bei der Zusammenarbeit mit Architekten war das eines unserer Hauptbedenken,“ fügte Viscetto hinzu. „Sie geben sie preis. Wir nutzen Dropbox in der Tat–es ist bei Konstruktionsentwicklungspaketen äußerst komfortabel. Sie senden die Verknüpfung zum Berater. Es funktioniert sehr gut. Allerdings ist die Sicherheit hierbei problematisch. Sie müssen Ihren Beratern vertrauen. Sie müssen sicherstellen, dass gewisse Vertragsgegenstände wirksam sind, damit diese Informationen nicht einfach verschwinden.“

Für andere wiederum stellen möglicherweise virtuelle Desktops eine Alternative dar. Das Unternehmen von Mayfield steigt nach und nach auf eine virtuelle Desktopumgebung um, in der alle CAD- und BIM-Programme ausgeführt werden.

„Ich bin der festen Überzeugung, dass virtuelle Desktops für jeden in Zukunft geeignet sein werden. Sie bringen alle Büros zusammen–dort kann man dann allein und im Team arbeiten sowie alles Nötige bewerkstelligen.“